Vérification des feuilles de temps: régler les heures en attente

Au moment de préparer la paie, vous découvrez qu’une demande d’heures attend encore votre décision. L’employé l’avait envoyée, mais la journée restait à confirmer au bureau. Il faut reprendre la vérification alors que vous pensiez avoir terminé la semaine.

Dans ConstruMD, vous pouvez retrouver les corrections en attente pour la période à vérifier, examiner les heures demandées et enregistrer votre décision. Les feuilles de temps détaillées vous permettent ensuite de revoir les journées approuvées, avec leur chantier et leurs heures payables.

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Ce qui retarde la préparation des heures

Une demande peut être reçue sans être réglée. Vous attendez une confirmation du responsable de chantier ou une précision sur l’heure de départ. Pendant ce temps, les autres journées sont vérifiées et le total de la semaine est déjà consultable.

Si personne ne revient aux demandes encore ouvertes, la question ressort au dernier moment: l’employé constate qu’une journée manque ou la personne qui prépare les heures découvre un écart. Il faut retrouver la demande, rappeler le terrain et reprendre le total avant de poursuivre.

La vérification des feuilles de temps doit donc permettre de repérer ce qui attend une décision, puis de retrouver les heures retenues une fois cette décision enregistrée.

Voir ce qui est approuvé et ce qui attend encore

Les rapports Punch de ConstruMD regroupent les pointages terminés et approuvés pour les dates sélectionnées. Ils donnent une lecture des heures déjà confirmées. Les demandes de correction ont leur propre suivi, où leur état indique celles qui restent à examiner.

Lorsque l’approbation des corrections est activée, l’employé voit aussi le nombre de demandes en attente dans son application. Le résumé de ses heures et le suivi de sa demande lui donnent deux renseignements distincts: les heures déjà comptabilisées et les demandes encore à décider.

Données de démonstration, affichage mobile. Le résumé de Marie affiche les heures déjà comptabilisées. Plus bas, une demande est encore en attente d’approbation. Les heures illustrées proviennent de visites de préparation, pas d’une semaine complète de travail.

Retrouver les demandes qui concernent la bonne semaine

Au bureau, la rubrique Corrections permet de choisir les dates à examiner et de filtrer les demandes par employé, projet ou état. Le filtre En attente isole celles qui demandent encore votre décision, sans les mélanger aux corrections déjà approuvées.

Chaque demande réunit le nom du travailleur, le chantier, l’entrée et la sortie proposées, la durée demandée et le motif. Vous disposez ainsi des renseignements nécessaires pour poser une question précise au terrain: quelle journée faut-il confirmer, sur quel projet et pour quelles heures?

Données de démonstration. La période et le filtre «En attente» font ressortir la demande de Marie. Le chantier, les heures proposées et le motif sont visibles avant la décision.

Une fois les heures vérifiées, vous pouvez approuver la demande et conserver une note de décision. Pour le parcours complet d’un oubli, l’article sur la correction d’un punch oublié présente les renseignements transmis par l’employé et leur validation au bureau.

Relire le détail après la décision

Après l’approbation, vous retrouvez les heures corrigées dans les rapports Punch. En sélectionnant la même période et la vue Feuilles de temps détaillées, vous pouvez examiner chaque pointage approuvé avec l’employé, le projet, la date, l’entrée, la sortie et les heures travaillées et payables.

Les filtres par employé et par projet permettent de concentrer la lecture sur la personne ou le chantier concerné. Le lien vers les pointages donne aussi accès à la journée à examiner. Vous pouvez ainsi vérifier le détail qui compose le total après avoir réglé la demande.

Données de démonstration. Après approbation et actualisation, la journée du 15 octobre apparaît dans le rapport de la même semaine. Le tableau présente les deux visites de préparation et leurs heures payables. Capture recadrée, valeurs inchangées.

Préparer la paie avec les demandes déjà vérifiées

L’intérêt est de faire cette revue avant de transmettre les heures. Les échanges avec le terrain portent sur les demandes encore à confirmer; les journées réglées restent consultables dans le détail de la période. Vous pouvez avancer dans la préparation administrative en sachant quelles décisions ont été enregistrées.

Cette vérification complète le suivi des feuilles de temps entre le chantier et le bureau. Le suivi quotidien réunit les heures; la revue de fin de période permet de traiter les demandes qui attendent encore votre attention.

Essayez ConstruMD gratuitement pendant sept jours pour retrouver les corrections en attente et consulter les heures approuvées avant de préparer la paie.