Planning de chantier: prévoir les équipes sans date confirmée

Vous devez prévoir une équipe, mais le client n'a pas encore confirmé le démarrage du chantier. Attendre sa réponse peut vous laisser peu de temps pour organiser les travaux. Inscrire une date comme si elle était retenue peut aussi vous amener à prendre des engagements trop tôt.

Pour préparer les prochains chantiers, vous avez donc besoin de distinguer les travaux envisagés des engagements confirmés, tout en voyant ce que chaque projet demanderait aux employés.

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Une date envisagée peut sembler déjà confirmée

La préparation commence souvent avant l'accord final du client. Vous connaissez les travaux à réaliser et vous envisagez une période pour les faire. La date est notée dans l'horaire, tandis que la réponse attendue reste dans un courriel ou une discussion.

Si cette période apparaît comme les autres chantiers, il devient difficile de savoir ce qui est vraiment retenu au moment d'examiner une nouvelle demande. L'équipe paraît occupée, mais une partie de son prochain horaire dépend encore d'une confirmation.

Une incertitude qui se répercute sur les autres engagements

Vous pouvez écarter une autre demande parce que les employés semblent déjà réservés, alors que le chantier en attente pourrait être déplacé. À l'inverse, donner trop tôt les consignes de départ oblige à rappeler l'équipe et à corriger l'horaire si la date change.

Pour retrouver ce qui a été convenu, il faut retourner aux messages ou rappeler le client avant de savoir quelle organisation préparer.

ConstruMD distingue les prévisions des projets confirmés

Le planificateur de ressources ConstruMD permet de préparer les affectations dans un projet au statut À confirmer. Les travailleurs et leurs périodes sont inscrits au calendrier, avec un repère qui indique que le projet reste provisoire.

Vous indiquez le nom du projet, son client et son statut, puis les employés envisagés et leurs périodes de travail: date de départ, nombre de jours de travail et heures prévues par jour. Dans la vue Projets, cette préparation peut être consultée avec celle des chantiers confirmés.

Données de démonstration. Rénovation Beaumont porte le repère « À confirmer». La période d'Alexandre Gagnon est déjà préparée dans son calendrier, même si le projet n'est pas encore confirmé.

Vous pouvez ainsi préparer l'équipe avant de retenir définitivement la date, en conservant le statut du projet visible dans votre planning.

Voir ce que la prévision représente dans la semaine de l'employé

La vue Ressources regroupe les projets sous chaque travailleur. L'option À confirmer permet d'inclure les prévisions dans les heures disponibles affichées, ou de consulter les engagements confirmés seuls.

Dans la démonstration, Alexandre Gagnon a un horaire de 40 heures et une affectation provisoire de 24 heures pendant la semaine du 19 octobre. Avec les prévisions incluses, le calendrier affiche 16 heures disponibles. Avec les engagements confirmés seuls, il en affiche 40. Vous voyez donc la place que ce projet prendrait dans sa semaine.

Données de démonstration. Avec « À confirmer» activé, la période Finition - prévision est visible. Les heures de cette affectation sont prises en compte: Alexandre Gagnon affiche 16 h disponibles pour la semaine du 19 octobre.

Le filtre conserve la préparation du projet: les périodes réapparaissent lorsque les prévisions sont incluses de nouveau. Avant de proposer cet employé ailleurs, vous pouvez identifier la date à clarifier avec le client et examiner les deux organisations possibles.

Pour examiner les périodes qui sollicitent le même travailleur, notre article sur les doubles affectations de chantier complète cette vérification.

Passer à une date retenue avec l'équipe déjà préparée

Une fois la date convenue, vérifiez que l'accès, les travaux préalables et le matériel permettent de préparer le départ, et que les employés choisis conviennent toujours aux travaux. La préparation de l'équipe reste liée aux besoins du chantier et aux disponibilités examinées.

Une fois ces éléments validés, l'action Marquer comme confirmé fait passer le projet au statut Confirmé. L'affectation préparée conserve son travailleur, sa durée et ses dates.

Données de démonstration. « Marquer comme confirmé» change le statut du projet. L'option « À confirmer» de la barre supérieure sert, elle, à inclure ou masquer les prévisions.

L'équipe envisagée et ses périodes sont donc déjà en place au moment de confirmer. Vous pouvez préparer les consignes et intégrer les dates retenues à votre horaire de chantier de la semaine.

Décider avec les engagements et les prévisions sous les yeux

À mesure que les réponses arrivent, mettez les prévisions à jour et convenez des dates avec les personnes concernées. Vous pouvez examiner les demandes suivantes avec les projets déjà confirmés et ceux qui restent en attente, plutôt qu'en vous fiant à une date dont le statut n'est pas clair.

Vous savez quel projet clarifier avant de retenir un autre engagement pour les mêmes employés.

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