Planification des employés: repérer une semaine surchargée

Un employé prévu sur un seul chantier peut quand même avoir une semaine trop chargée. Les périodes ne se chevauchent pas, mais le total des heures prévues dépasse les heures disponibles dans sa semaine.

Pour planifier la charge de travail sur vos chantiers, il faut donc regarder les heures autant que les dates. Le planificateur ConstruMD calcule l'utilisation prévue des employés dans le calendrier. Vous pouvez repérer une semaine trop chargée, consulter les périodes qui la composent et revoir l'organisation avant d'annoncer l'horaire.

Essayer le planificateur

Des dates bien placées peuvent cacher trop d'heures

Quand vous préparez un chantier, vous estimez les journées nécessaires pour réaliser les travaux. Si l'échéance est rapprochée, il peut être tentant de faire entrer toute l'intervention dans la semaine disponible en augmentant les heures prévues par jour.

Les travaux sont placés dans la semaine voulue, mais les heures prévues dépassent la capacité de l'employé. Le même problème peut apparaître quand plusieurs interventions se suivent: chacune semble courte, pourtant leurs heures s'additionnent pour le même employé.

Si vous découvrez ce décalage une fois le travail commencé, il faut trouver du renfort, revoir les priorités ou annoncer une autre date de fin au client. Les décisions touchent aussi les autres employés et les chantiers où vous pensiez les envoyer. Vérifier la charge avant de confirmer l'horaire vous laisse le temps de choisir l'ajustement.

Comparer les heures prévues à la capacité de la semaine

Dans la vue Ressources de notre planificateur, l'affichage Utilisation présente la charge prévue en pourcentage. En ouvrant un employé, vous retrouvez ses affectations sous les projets concernés.

Pour préparer chaque période de travail, vous indiquez son début, le nombre de jours de travail et les heures prévues par jour. Le planificateur de ressources calcule le total d'heures de la période et met à jour l'utilisation affichée dans le calendrier.

Dans notre démonstration, le travailleur fictif Mathieu Fortin a une capacité affichée de 40 heures par semaine. Une seule affectation de cinq jours à dix heures par jour représente 50 heures prévues. Son utilisation atteint donc 125% pour la semaine du 2 novembre.

Données de démonstration. Le taux de 125% apparaît en rouge au-dessus de la seule affectation prévue du 2 au 6 novembre.

Cette lecture fait ressortir le problème même sans double réservation. Les 50 heures sont toutes placées dans la semaine, mais elles dépassent de dix heures la capacité affichée. Vous savez quelle période revoir avant de retenir cette organisation.

Si vous planifiez plusieurs chantiers, consultez les différentes affectations de l'employé pour comprendre d'où viennent ses heures. Pour les périodes qui se chevauchent, notre article sur les doubles affectations complète cette vérification.

Répartir le travail en conservant les heures nécessaires

Repérer une surcharge ne change pas le travail à réaliser. Si vous maintenez votre estimation, il faut encore prévoir toutes ces heures pour terminer le travail. Vous devez donc revoir les dates ou les personnes qui s'en chargeront.

Dans la démonstration, nous avons conservé les 50 heures et changé leur répartition. La première période couvre cinq jours à huit heures, soit 40 heures du 2 au 6 novembre. Une seconde période prévoit les dix heures restantes les 9 et 10 novembre, à cinq heures par jour.

Données de démonstration. Les mêmes 50 heures sont réparties en deux périodes: 40 heures, puis 10 heures. Le calendrier affiche maintenant 100% d'utilisation la première semaine et 25% la suivante.

Le planificateur ConstruMD recalcule les totaux et les pourcentages après la modification. La fin de l'intervention passe toutefois du 6 au 10 novembre. Vous pouvez ainsi examiner la charge et la nouvelle date de fin ensemble, avant de convenir de l'horaire avec le client et l'équipe.

Choisir l'ajustement avant de confirmer l'horaire

Étaler les heures convient lorsque les travaux et l'échéance le permettent. Si la date de fin doit rester la même, vous pouvez plutôt examiner la disponibilité d'un autre employé et déterminer quelle partie du travail il pourrait prendre en charge. Ses compétences et ses engagements sur les autres chantiers comptent dans cette décision.

La répartition des employés entre plusieurs chantiers aide à préparer ce type d'ajustement. Après avoir modifié les affectations, relisez les semaines des personnes concernées pour voir comment leurs heures sont réparties.

Le pourcentage d'utilisation vous donne un repère pour décider. Une semaine à 100% correspond à la capacité affichée entièrement planifiée; prévoyez aussi la marge que vous jugez nécessaire pour absorber un changement ou une intervention qui se prolonge.

Vous pouvez alors confirmer les personnes prévues et les dates de travail en tenant compte de la charge que vous leur confiez. Les changements de durée ou de personnel sont examinés pendant la préparation, quand vous pouvez encore en discuter avec les équipes et les clients concernés.

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